كيف تقول لا لرئيسك في العمل، كيفية التعامل مع رئيسك

• Rasha Mahmoud
• 04/03/2020
• 916
• 6,065

يمكن أن يكون رفض الطلب أمرًا صعبًا، خاصة عندما يكون الشخص الذي يقدم الطلب هو رئيسك في العمل، حتى إذا بذلت قصارى جهدك للقيام بكل شيء يسأله الرئيس، فهناك أوقات لا يمكنك فيها الرفض، فكر في أسبابك واحصل على صورة واضحة لما تريد أن تقوله قبل أن تقترب من مديرك، بدلاً من إعطاء "لا" مباشرة، ابحث أولاً عن بدائل إيجابية لاقتراحها.

1- اكتب قائمة بأسباب عدم تمكنك من إكمال الطلب، إذا طلب منك رئيسك القيام ببعض الأعمال الإضافية أو إكمال مهمة إما أنه ليس لديك وقت أو خارج الوصف الوظيفي الخاص بك، فقد يكون من المفيد كتابة قائمة بالأسباب التي تجعلك تقول لا لهذه المهمة، التفكير بهدوء وعقلانية فى المشكلة وتنظيم هذه الملاحظات، سيساعدونك في إعداد ردك على رئيسك في العمل.

قد تكون هناك أسباب بسيطة لعدم قدرتك على القيام بمهمة، مثل التزامات رعاية الأطفال أو وقت العطلة الممتلئ.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت المهمة مناسبة لك أم لا، فقم بفحصها في مقابل وصف وظيفتك.

إذا كان لديك بالفعل عبء عمل ثقيل ولا يمكنك تحمل المزيد، فأنت بحاجة إلى التفكير بعناية في كيفية التعامل مع هذا.

2- قم بتحليل أولويات عملك، إذا كان جدول عملك هو المشكلة ولا تعتقد ببساطة أنه يمكنك القيام بالمهام الإضافية، خصص بعض الوقت لتحليل أولوياتك بشكل كامل، قم بموازنة المهمة الجديدة في مواجهة الآخرين وقم بتقييم ما إذا كان يمكنك تغيير عملك الحال، مجرد قول "ليس لدي وقت" يمكن أن يؤدي إلى شك رئيسك في فعاليتك وكفاءتك، لذلك إذا كان الوقت هو المشكلة، فأنت بحاجة إلى إثبات أنه يمكنك تحديد أولويات المهام وإكمالها في الوقت المناسب، ضع قائمة بمهامك واطلبها حسب الأولوية والموعد النهائي.

قم برسم المدة التي من المحتمل أن يستغرقها كل شخص، وحدد ما إذا كانت هناك فرصة لإتمام المهمة الجديدة أيضًا.

اصنع وثيقة واضحة يمكنك استخدامها عندما تتحدث مع رئيسك في العمل.

هذه طريقة "لإظهار" مديرك أنه لا يمكنك فعل ما يطلبونه، بدلاً من "إخبارهم".

3- ضع نفسك مكان رئيسك في العمل، قبل أن تقترب من مديرك، من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لتضع نفسك في مكانه وتفهم أولوياتها وأولويات الشركة، سيساعدك فهم دوافعه على صياغة ردك بشكل أفضل، إذا لم تقم بمهمة معينة من المرجح أن تكلف الشركة دخلًا كبيرًا، فستحتاج إلى حجة مقنعة للغاية وبديل يعني أن الشركة لا تفقد هذه الإيرادات.

إذا كنت ترغب فقط في إعادة جدولة اجتماع بسبب التزام مسبق، فكر في كيفية تأثير إعادة الجدولة هذه على مديرك.

فكر في اللغة المستخدمة، من المهم أن تحصل على النغمة واللغة بشكل صحيح لكي تقول لا بطريقة لطيفة، تذكر أنه من الضروري استخدام لغة محايدة في جميع الأوقات وتجنب إضفاء الطابع الشخصي على الموقف، هذا يعني عدم الحديث عنك أو عن مديرك، أو عن علاقتك، سواء كانت جيدة أو سيئة، راجع دائمًا الشركة وكيفية الوصول إلى أفضل نتيجة للمشروع.

قل شيئًا محايدًا وموضوعيًا، مثل "إذا كنت سأكمل هذه المهمة، فلن يكون لدي الوقت لإنهاء التقرير الرئيسي هذا الأسبوع".

تجنب الردود الذاتية والشخصية، لا تقل "لا يمكنني فعل ذلك، هذا كثير بالنسبة لي".

4- اعثر على وقت مناسب لرئيسك في العمل، قبل أن تقترب من مديرك للتحدث، يجب عليك تحديد وقت مناسب له، ربما سيكون لديك فكرة جيدة عن أنماط عمله، ولكن تحقق من مذاكرتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك إذا كان ذلك ممكنًا، اعتمادًا على الثقافة وممارسات العمل في مكتبك.

خصص المحادثة على انفراد إذا كان وضع عملك يسمح لك بالحصول على لحظة بمفردك مع رئيسك في العمل.

ضع في اعتبارك ضغوط يوم العمل وأسلوب العمل، إذا كان مشغولًا في الصباح فحاول التحدث معه قبل الغداء.

5- كن موجزا، عندما تتحدث إلى رئيسك، من المهم أن تصل إلى النقطة بسرعة ولا تتجنب المشكلة، تحتاج إلى التأكد من أنك تقول بالضبط ما تعنيه بطريقة واضحة وموجزة، لا تقضي وقتًا طويلاً في الحديث حيث يعتقد رئيسك أنك تضيع وقته وستفقد التعاطف معك.

6- عرف نفسك، من الأهمية بمكان أن تشرح منطقك بوضوح وفعالية، إذا لم تتمكن من تقديم حجة قوية، فمن غير المحتمل أن يفهم رئيسك سبب عدم قدرتك على إكمال المهمة، على سبيل المثال، إذا طُلب منك القيام بشيء خارج الوصف الوظيفي بشكل جيد، فيجب عليك توضيح ذلك والاستعداد للرجوع إلى وصف وظيفتك إذا لزم الأمر، لا تسير في التلويح بالوصف الوظيفي، ولكن كن مستعدًا للإشارة إليه.

إذا كان الوقت هو المشكلة، فأنت بحاجة إلى أسباب ملموسة ولا جدال فيها لعدم قدرتك على أداء المهمة التي تم تكليفك بها.

الرجوع إلى الأعمال الأخرى التي تقوم بها لها الأولوية، قل شيئًا مثل، "لدي موعد نهائي لتقرير الربيع الأسبوع المقبل، لذا فإن هذه المهمة الأخرى ستأخذني بعيدًا عن ذلك". 

لا تترك الأمور لفترة طويلة، إذا كنت تعرف بسرعة أنك لن تتمكن من إكمال مهمة معينة، أو أن ذلك غير مناسب لك، فلا تنتظر طويلًا قبل تحديد موعد لمحادثة مع رئيسك في العمل، إذا تركته، سيجعل الأمر أكثر صعوبة في إعادة تنظيم العمل وسيستمر في إنجازه في الوقت المناسب، إذا انتظرت حتى اللحظة الأخيرة، فقد يكون من المستحيل تقريبًا الوفاء بالموعد النهائي.

7- اقترح إعادة تنظيم أولوياتك، عندما تتحدث مع رئيسك في العمل، حاول إيجاد طريقة لتقديم بديل إيجابي لا يزال يصل إلى حد أنك لا تقوم بالمهمة التي تشعر أنك غير قادر على إكمالها، إحدى الطرق الجيدة للقيام بذلك هي اقتراح أن رئيسك يساعدك على إعادة تنظيم أولوياتك، من خلال القيام بذلك، ستظهر لرئيسك أنك تسعى إلى أن تكون منتجًا قدر الإمكان.

سجّل سجلاً لعملك المتميز والمدة التي ستستغرقها لإكمال كل مهمة لإثبات أنك فكرت فيها عن كثب.

سؤال رئيسك "هل يمكنك مساعدتي في إعادة تنظيم أولوياتي؟" سيثبت أنك تريد إشراكه في كيفية إدارة عملك.

سيظهر لك هذا احترامك لرأيه ويسعى للحصول على بعض الإرشادات حول كيفية العمل بكفاءة أكبر.

قُم بتوصية زميل، هناك طريقة أخرى لاقتراح بديل إيجابي بدلاً من مجرد الرفض، وهي التوصية بزميل يمكنه تولي العمل الإضافي، سيثبت ذلك أنك فكرت في المهمة ومن هو الأنسب لها، سيعجب رئيسك في العمل أنك فكرت فيه وبحاجة الشركة لإنجاز المهمة بدلاً من مجرد مخاوفك الخاصة بشأن العمل الزائد.

إثبات أن لديك حكمًا جيدًا وأعطيت الأولوية لاحتياجات الشركة سيجعلها أكثر ثقة في أنها تثق بحكمك بسهولة أكبر في المستقبل، ستثبت أيضًا أنك تفهم ما يحدث في العمل وأنك مهتم بتطوير زملائك.

8- اقتراح ترتيبات عمل جديدة، إذا تم منحك الكثير من العمل لإكماله في الساعات التي يتم التعاقد معها للعمل، فقد تكون هذه فرصة للتواصل مع مديرك حول وضع ترتيبات عمل جديدة.

إذا كنت تعتقد أن نمط العمل الأكثر مرونة سيمكنك من التكيف مع المتطلبات المختلفة في العمل، فلا تخف من طرح ذلك.

فكر دائمًا في ثقافة مكان عملك وما إذا كان العمل الأكثر مرونة هو فكرة مجدية، فكر بوضوح من خلال أي اقتراح قبل تقديمه.